【秘書業務】上司の思考の流れを止めないのが最大のサービス
こんにちは、シンディです。
目次
さて、心優しい皆様は、
職場や家庭で他の人がなぜかご機嫌が悪い時に
「ん？ 私何かやっちゃった？」
とか
「何か怒らせちゃったかしら？」
って思ったりすることってありませんか？
相手には相手の勝手な都合があるんですが
なぜか、
「空気を読むのが自分の役目」
という思考回路になっていると
相手が何か言ってくる前に
察してあげたり
何かしてあげたり
「被害を最小限にする」ことが
とても大切な処世術となっていたり
しませんか？？？
いや〜〜もしそうならば、
それは疲れますよね？
私は結構、こういうこと
周りに合わせなきゃ！ と思ってやっちゃっていました。
ひょっとしたらあなたも
そんな風に、
いつも他人の顔色を気にしながら
過ごす癖がついてやしないでしょうか？
これ、
幼少期に何があったかとか
ACかどうかとか
心理学的アプローチは専門外なので置いておくとして
外資系ビジネス的アプローチでは
やらなくていいことなんです
今日は、外資でも日系でも
秘書業務において
２番目に大事なことである
（１番はいうまでもなく秘密を守ること）
「上司の思考の流れを止めない」
こと
について
例を挙げてお話ししますね！
この流れを止めないことって
エグゼクティブ秘書特有ではないかと思います。
「空気を読んで気を使う」
ことよりも優先順位が高い
ということだけ覚えておいてください。
1. 機嫌が悪い上司にどう対応する？
ある日のこと。
朝、挨拶しても上の空だし
目も合わせないし
なんだか様子がおかしい上司。
あれ？ 私何か怒らせるようなことしたかしら？？？
実は、エグゼクティブの多くは
アンガーマネジメントやコミュニケーションなど
さまざまなトレーニングを受けており
あまり感情のアップダウンを
外に出さないように訓練されているのです。
（気心知れた、信頼されている秘書にはあえて感情を出すこともある）
したがって本心が意外とわかりづらいです。
特に、外国人男性上司は日本人女性部下に
迷惑をかけたくないのか、強がりたいのか
あまり困ったとか苦しいとか言いませんしね。。。
でも、見ていると長年のカンで、様子が違うなぁ〜〜と
わかることも多いですよね。
（家政婦は見た ！ ばりに
ここはちょっぴり空気読みます）
あえて、そういう時は遠くから見守ってあげると
しばらくして自己申告してきたりします。
（向こうにも秘書に様子がおかしいのがつ伝わっていることがバレている）
実は昨日から子供が具合が悪くて自分も風邪がうつったようだ。
これから帰って家で仕事する。
という健康上のこと、家族のこと、（会議本社の）組織内のトラブル
が多いかと思います。
よくあるのは、これは口には出さないけど
（後から情報が来てわかる）
部門の業績の悪化の責任を取って
直の部下が会社を辞めるので、落ち込んでいるとか
割とシリアスです。
2. 構わないことが上級サービス
そんな、秘書の手の届かないことで
頭を悩ませている上司に、何かを直接してあげられることは
少ないのです。
あるとしても、本人が望むかどうか。
確認してみないとわかりません。
ベテラン秘書になるほど、
気をつけなくてはならないのは
相手のことを思って、ではなくて
あとでクレームにならないように、的な感じで
自己満足のために何か行動を起こしてしまうこと。
意外と相手からするとありがた迷惑だったりします。。。。
そうなんです。。。
何か差し入れしたり、頑張って話しかけたりは
やめておきましょう。
（その都度上司は秘書にありがとう、と言ったり
本来不要なエネルギーを取られることになる）
3. 上司の思考の流れを止めないこと
では、用紙の動きが不穏な時
バシッと事務的に用件だけ聞いて
あとは「ほっておくこと」です。
エグゼクティブや経営者の抱えている
ストレスって想像しただけでもすごい。
上にゆけば上にゆくほど忙しくなるのが外資のエグゼクティブです。
（大抵CEOとかは就任してから、どこか身体にガタがきますね〜〜〜）
ですから、とにかくそっとしておいてあげる
エグゼクティブの仕事は
事務作業と違って
思考したり決断したりが仕事なので
ものすごいプレッシャーの中で
脳みそが高速回転しているところを
止めないようにしたいのです。
そんなキッツイ時間を執務室という名の拷問部屋で過ごしていて
一息つきたい時は自分のペースで
コーヒーをつぎにエグゼクティブオフィスのキッチンに
ヨレヨレになって現れます。。。。
そこで、くっだらない冗談を秘書に
いうわけなんですね！
（ここでちゃんとジョークにうけて
ひとこと返してあげるのが私の一番大切なお仕事です ハイ）
ということでまとめると
きっと上司の脳内で起きているであろう
ものすごく複雑な思考の流れを止めないことに
最大限協力することが
「そっとしてほっておくこと」なんですね。
で、それこそが
究極のエグゼクティブ秘書としてのつとめなのです。
このコーヒーマシンの前で
ジョークを言って笑っている外人上司と秘書を見て
よく言われたのが
秘書の仕事って楽で楽しそう
さすが外資よね〜（なにが？）日本の合弁パートナー企業の女性たち
なんだかかっこいい！
・・・・おいおい、そう思っても、
それはうわべだけのことよ〜〜。
他にも思考の流れを止めない工夫としては
同じような業務はまとめて入れる
一定のバッファーや空き時間を作る
ということですが
それについてはまたの機会に。
ではまた！
