【秘書必見】仕事ができるように見える話し方

こんにちは、シンディです。

プロフィールはこちら。

さて、社会人として世に出てからウン十年ですが、

秘書という社会的地位の高い方ばかりと接する仕事をして20年

自分も独立起業して4年・・・

立場は変わっても

「社長・経営者」と接することが多いです。

そう、いわゆる人の上に立つ人、偉い人、

そして仕事のできる人には

大勢お会いしてきました。

そんな中、気づいたことがあるんです。

それは、喋り方によって仕事ができるように見えたり、

その逆だったりということがあるな、ということ。

つまり仕事ができることが伝わって信頼されるような

効果的な話し方があるということ。

今日はその話をしますね！

＜目次＞

仕事ができるように見える話し方とは？　

「仕事ができる」と一言で言っても

人によってその定義が違ったりしますよね。

例えば私の元上司のヨーロッパ出身エグゼクティブ

カールさんは 

とある大きいグローバルの事業本部を任されていましたが

とにかく他人がどう思うかなどは構わず

我が道を行って結果を出す人でした。

なので、

話す言葉もメールも「無駄がないこと」が大事。

担当直入にパッと話すことが要求されます。

一方、アジア地域CFO、財務のトップの

ジョージさん（仮名）は

じっくりと間違いのないように時間をかけて

仕事を進めるタイプ。

まるで英会話の先生のように

相手が理解しているか確認するように

相手の目を見てゆっくりはっきり喋ってくれます。

どちらも表現は違いますがすごい信頼感に裏打ちされた

コミュニケーションを取っています。

「仕事ができる」と一言で言ってもその要素は

時と場合によって様々。

例えば下記のようなことが挙げられると思います。

• 結果を出す、事業で売上を上げる
• 顧客・仲間に信頼される
• 話がわかりやすい、コミュニケーション能力が高い
• 相手を思いやった行動が取れる
• 見た目や印象が相手の期待値にあっている

 ということは、

お客様に信頼されて

営業の人なら商品が売れる

クロージングできるような喋り方だったら

最強なのではないでしょうか？

経営者なら余裕があるように見える話し方

会社トップ、経営者の共通した特徴としては

余裕を感じさせるということ。

話すことばは誤解されないような

シンプルな言い方を好みます。

「ゆっくり喋る」ことが一番余裕を感じさせる

実績を上げている経営者ほど

ゆっくりゆったり喋ることが多いと私は思います。

 そして、大切なことですが

上司の話し方は秘書（そして部下たち）に影響します。

秘書は相手に合わせて話す習慣があるので

上司と話し方の特徴が同じ秘書さん

多いですよね！

きっと私もそうだったんだろうな〜

 マシンガントークはNG

もしも、上司も秘書もマシンガントークで

ズババババ　・・・・

って感じならちょっと落ち着かない会社で嫌ですよね？

そうそう、秘書が言葉数が多すぎて早口すぎると

相手が聞き取れないのでこれはNGです。

私、昔は早口すぎて日本人上司に怒られました。

（電話で伝えることが多すぎて焦ってると早口に

なってしまうことありますよね　汗）

ここで余談ですが、

マシンガントークといえば・・・

TVショッピングで有名になった

「ジャパネットタカタ」の初代高田社長。

けたたましい甲高い声で一気に商品の説明を喋るスタイルは

あの放送の目的に合わせて作り上げた」スタイルだそうです。

高田元社長ご本人は普段は意外と静かに喋る低音ボイスだそう。

 やっぱり社長など組織トップは

公の場面や社内向けには

ゆっくり話して余裕があるスタイルが

自分のためにも従業員のためにもなると

経験上わかっているのでしょうね。

早口にした方が良い場面はある？

 とはいえ、時々は早口にした方が良い場面もあります。

例えばこんなことがありました。

出張で飛行機に乗る直前の空港にいる上司から

慌てて電話がかかってきたことがあります。

こちらから急ぎの問い合わせをしていたのに

時間を見つけて答えてくれたのでした。

（これを逃すと飛行機が飛んでしまったら15時間くらい

連絡がつきませんので）

秘書として、電話の相手がものすごく急いでいるのには

こちらも自然に話のテンポやスピードを合わせて対応します。

ましてやこのケースではこちらが頼んで電話してきたもらってるし。。。

ただ、早く喋るのが苦手な人、いらっしゃいますよね？

そんな時どうしましょう？

私も英語だとそんなに早く喋れない。。

これ意外と簡単に解決します。

解決策は一つ。

余計なことを喋らず　言葉数を少なくすればいいのです。

さっき言ったように

秘書の言葉数が多すぎて早口すぎると

相手が聞き取れない！　（笑）

話し言葉の場合は

わかりやすく、シンプルにを

心がけるのはむしろ秘書の方です。

もし、上司が慌ててあれこれ言ってきたら

（公には落ち着いたジェントルマン・レディーな上司も

秘書に対しては大慌てのありのままの姿を見せることも多いです）

必要に応じて情報を整理するのは秘書の役目

最後に　要点だけ復唱して確認すればOKです。

結局は相手に合わせることが大切

お客様に商品をすすめるときは

ゆっくり余裕を持たせてお話しする・・・

そうすることで相手にもゆったりした気持ちに

なっていただき

「買います・・・」と言っていただく

焦って買わせることをなくすためです。

結局話のスピードや間の取り方は

相手の気分・都合に合わせることが一番大切ということ。

ゆっくりしたいのか

今だけ急いで欲しいのか

テキパキ感が好きなのか

余裕のある雰囲気が好きなのか

相手がどうして欲しいかを読みとって

合わせることができればベストという結論です。

あれ？？？

相手にこうやって合わせることが

できるってことは、

話し方をあれこれ画策する以前に

もうすでに仕事ができる人になっている

ということなのではないでしょうか。。。